In questo periodo di distanziamento fisico e limitazione degli spostamenti allo stretto necessario, imposti dallo stato di emergenza nazionale e nello specifico dalle diverse norme susseguitesi per tentare di debellare l’attuale “pestilenza” che si è abbattuta sulla nostra quotidianità, tutti noi abbiamo iniziato o perfezionato l’utilizzo delle comunicazioni da remoto, scoprendo che le distanze non si abbattono solo con veloci mezzi trasporto ma anche tramite i collegamenti informatici a distanza.
Il mondo del Condominio non poteva di certo restare indifferente al ricorso della tecnologia, al pari delle società, associazioni, scuole ed anche comunità religiose, e da ciò si è aperto un fervido dibattito sulla possibilità o meno di ricorrere a collegamenti on-line per lo svolgimento delle assemblee di Condominio, specie facendo riferimento al ricorso per analogia alle specifiche norme emergenziali dettate dal legislatore particolarmente in materia societaria (e segnatamente il 2° comma art. 106 DL 18/2020).
Dai numerosi dibattiti sull’argomento è anzitutto emerso come il Condominio sia tradizionalmente gestito, nei momenti decisionali e consultivi, dalle persone più anziane che normalmente hanno maggior disponibilità temporale e vivono più tempo negli stabili che abitano e conoscono maggiormente di altri, semmai spesso fuori per ragioni di lavoro. Inoltre, il grado di conoscenza, apprezzamento e possesso delle tecnologie è estremamente differente tra le comunità, spesso più radicato in quelle del Nord Italia, tradizionalmente più ricco e sviluppato piuttosto che in aree del Sud Italia ove anche le infrastrutture delle reti di collegamento sono meno implementate.
Per quanto, alla normativa del Condominio, è innegabile che questa non contempla espressamente il ricorso a mezzi di comunicazione da remoto e ciò anche dopo la recente riforma dell’Istituto del Condominio.
Anche coloro che ritengono fattibili assemblee “on line” ricorrendo per analogia alla disciplina societaria ed alle specifiche deroghe introdotte dalle norme di emergenza che ammettono l’utilizzo delle riunioni da remoto anche in deroga alle specifiche previsioni di legge (2° comma art. 106 DL 18/2020) non possono escludere la concreta possibilità di impugnazioni, per molteplici varianti stante anche l’assenza di specifica giurisprudenza di supporto; motivo per il quale anch’essi auspicano un intervento legislativo ad hoc. Molti sono difatti gli aspetti controversi:
- l’effettiva assimilazione o meno tra Condominio e Società per quanto ai profili assembleari e gestori;
- l’eccezionalità del DL 18/2020 ove prevede la possibilità in materia societaria di prevedere, anche in deroga alle disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione. Di qui il rischio di non poter applicare per analogia la norma prevista eccezionalmente per lo svolgimento di assemblee di società alla materia condominiale anche in virtù del disposto dell’articolo 14 delle preleggi. Tra l’altro, anche dagli atti di svolgimento dei lavori di conversione del DL 18/2020 si può chiaramente notare come la materia condominiale, nonostante apposite richieste di emendamenti, anche specificatamente per l’estensione delle deroghe per assemblee on – line, sia stata ad oggi ignorata.
- La verifica dell’adeguatezza degli accorgimenti sulla Privacy e delle liberatorie ed informative attualmente in possesso degli Amministratori di condominio.
Ci si può, infine, interrogare per verificare se il ricorso a videoconferenze e partecipazioni da remoto integrale o parziale sia ammissibile alla normativa del Condominio in materia assembleare, posto che non vi sono espressi divieti.
Non si può sottacere che la norma attuale, sia pure modificata dal l’intervento della legge 220/2012, rimane nella sua ossatura quella del codice del ’42 che non poteva di certo prevedere o vietare forme di comunicazione allora sconosciute. L’istituto si riferisce, dunque, ad assemblee “fisiche” a partire dalla previsione nell’articolo 66 delle disposizioni di attuazione di un luogo (unico e fisico) ove tenere l’assemblea.
A tal proposito, ricaviamo proprio dalle disposizioni in materia societaria, che, per superare l’unicità del luogo previsto dagli articoli 2363 e 2366 c.c., è occorsa l’introduzione nell’ambito del riformato articolo 2370 c.c. ( DL. 27/2010) della possibilità di prevedere a statuto l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione. Norma ad oggi mancante nell’ambito condominiale ove è disciplinato il regolamento di condominio (ex art. 1138 c.c.).
Nell’ambito della disciplina dell’Istituto del Condominio l’emergenza è già normata con l’attribuzione di pieni ed ampi poteri e responsabilità in capo all’Amministratore (la prorogatio imperi ex art. 1129 c.c. unitamente ai poteri d’urgenza di cui all’articolo 1135 c.c.).
Ciò non esclude, naturalmente, che l’Amministratore abbia la necessità di trovare forme di consulto e rassicurazione interpellando e rassicurando i condomini o i Consiglieri anche ricorrendo all’utilizzo dei mezzi offerti dalle moderne piattaforme di comunicazione a distanza.
Da ciò, la nostra considerazione di ABICONF, per la quale le assemblee on line sono più un mezzo per il futuro – anche più prossimo – piuttosto che emergenziale.
A tal riguardo riteniamo che, la previsione delle assemblee on line dovrebbe opportunamente passare dalla modifica dell’articolo 1138 c.c. nel riconoscere esplicitamente la facoltà per i condomini di introdurre nell’ambito del regolamento di condominio la possibilità di intervenire all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazioni e disciplinata da un apposita e dettagliata regolamentazione che l’Assemblea dovrà contestualmente approvare, sulla base dei principi di democraticità, collegialità, oralità e di libero e verificato accesso dei condomini e nel rispetto delle norme sulla Privacy.
L’Assemblea dei condomini, così, potrà e dovrà, nel caso, operare un’attenta indagine tra i partecipanti in ordine al gradimento, possibilità tecnologiche nell’area ove è ubicato il Condominio e a disposizione degli stessi, addivenendo ad una votazione ed espressione di maggioranza qualificata.
Nell’ambito della regolamentazione dovranno essere normate le modalità di riconoscimento e di intervento del singolo condomino, di discussione dell’ordine del giorno con particolare attenzione alla gestione del tempo.
A tal proposito va purtroppo evidenziato che, per l’esperienza di noi tutti, facilmente il dibattito assembleare può essere “aggredito” da pretestuosità, ignoranza delle norme, foga oratoria ed incancrenirsi a lungo su argomenti di scarso e futile valore o utilità. Pertanto la gestione dei tempi è fondamentale anche nel rispetto degli Amministratori e loro dipendenti che gestiscono la riunione non da casa ma dall’ufficio.
Nell’eventualità, si propongono le forme di svolgimento del dibattito attraverso l’introduzione dell’Amministratore, i successivi interventi dei condomini, gestiti tramite la preventiva richiesta di parola e ripartizione dei tempi ed il finale riscontro cumulativo dell’Amministratore prima di procedere al voto.
Luogo dell’Assemblea dovrà essere quello in cui si trova l’Amministratore segretario verbalizzante. La normativa condominiale a seguito della riforma del 2012, già prevede che, l’Amministratore ai sensi dell’articolo 1130 c.c. n. 7) è colui che deve curare la tenuta del registro dei verbali dell’assemblea.
Per quanto, poi, alla figura del Presidente dell’Assemblea, tradizionalmente moderatore del dibattito e “certificatore” della corretta verbalizzazione, non possiamo sottacere il fatto che tale figura sia scomparsa dal riferimento della norma condominiale con la modifica dell’articolo 67 delle disposizioni di attuazione al c.c. introdotta dalla legge di riforma dell’istituto del Condominio che ha cancellato l’unico flebile accenno alla figura del Presidente.
A tal proposito, nell’ambito delle assemblee on line sarà inevitabile che la regia dell’assemblea ricada in capo all’Amministratore (gestore della piattaforma) ed il Presidente rimarrà pur sempre un opportuno riferimento di garanzia per l’attestazione della puntuale verbalizzazione.
I condomini dovranno essere perfettamente riconoscibili dalla collettività condominiale e di qui si dubita dei collegamenti meramente telefonici o con immagine oscurata.
Un punto fondamentale da chiarire da parte del Legislatore e soprattutto degli esperti in materia riguarda la corretta gestione della Privacy nell’ambito di assemblee on line e/o collegamenti da remoto, con, immagino, anche delle specifiche preventive informative e liberatorie.
Occorrerà verificare l’idoneità delle piattaforme a consentire l’effettivo accesso solo ed unicamente ai condomini destinatari dell’avviso di convocazione e non ad altri. Bisognerà poi normare la partecipazione da remoto dei condomini soprattutto per l’effettiva ed innegabile possibilità che nei vari luoghi dai quali questi accedono (casa, ufficio, etc..) ci siano persone terze ed estranee alla compagine condominiale (situazioni ad oggi vietate o “contingentate” dalla norma sulla Privacy).
Dobbiamo, sempre al riguardo della Privacy, evidenziare che, spesso, le più comuni e diffuse piattaforme oggi disponibili, permettono la videoregistrazione delle immagini con tutti i conseguenti problemi connessi alla tenuta del dato. Tra l’altro, è bene ricordare che il vademecum condominiale per la Privacy del 2013, prevede che i condomini debbano necessariamente esprimere un unanime consenso informato alla videoregistrazione e che la documentazione, su qualsiasi supporto dovrà essere conservata al riparo da accessi indebiti.
Contestualmente alla previsione della possibilità di assemblee da remoto per logica, dovranno essere opportunamente modificati anche gli articoli 66 e 67 delle diposizioni di attuazione al codice civile in materia di convocazione e di delega con la previsione di forme di convocazione a mezzo semplice e-mail (semmai seguita da esplicita conferma di avvenuta ricezione) e di delega trasmessa a mezzo e-mail all’indirizzo di posta elettronica dell’Amministratore.
Nei tempi necessari a prevedere gli opportuni accorgimenti legislativi per giustificare assemblee on line le Associazioni di categoria potranno organizzare appositi corsi per i propri associati al fine di implementare la loro conoscenza delle piattaforme informatiche, nonché delle tecniche di comunicazione da remoto e la gestione della Privacy attraverso gli esperti del settore.